年末調整で会社に提出する書類と集め方【令和8年分】

結論：まず会社の案内と自分の該当条件を確認

生命保険に入っていない人へ保険会社の証明書が届くことはありませんし、給与天引きだけで社会保険料を払っている人が自分で証明書を取り寄せる必要も通常ありません。最初に該当条件を分けると、不要な書類探しを減らせます。

全員が最初に確認する申告書

令和8年分の年末調整では、主に次の申告書を会社の案内に従って確認します。

• 令和8年分 給与所得者の扶養控除等（異動）申告書：扶養親族の有無にかかわらず、国内居住の給与所得者は原則として主たる給与の勤務先1社へ提出します。年初や入社時に提出済みなら、扶養親族などに異動がないか確認し、会社から再提出を求められた場合や内容が変わった場合に対応します。
• 令和8年分 給与所得者の基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 特定親族特別控除申告書 兼 所得金額調整控除申告書：本人の基礎控除を含む年末調整の申告に使います。各欄のうち、どこまで記入するかは本人と家族の状況で変わります。
• 令和8年分 給与所得者の保険料控除申告書：生命保険料、地震保険料、自分で払った一定の社会保険料、iDeCoなどを申告する人が使います。

収入・所得の見積額などを試算する場合は、年末調整 書き方補助ツールを使えます。ただし、実際の提出には会社から配布された様式または国税庁の現行様式を優先してください。本記事では書類の準備に集中します。

対象者別の提出物・入手元・提出先一覧

保険料控除申告書そのものは勤務先から受け取り、裏づけとなる証明書は各発行元から受け取ります。生命・地震保険は保険会社、国民年金保険料は日本年金機構等、個人払込のiDeCoは国民年金基金連合会から交付される書類や電子データを確認します。国民健康保険料は税法上、証明書の添付が必要ない点が異なります。

住宅ローン控除は初年度と2年目以降で手続が違います。2年目以降でも、証明書方式なら税務署長の控除証明書と金融機関の年末残高等証明書、調書方式なら税務署長の控除証明書を使い、通常は金融機関の残高証明書を添付しません。また、国外居住親族に関する書類は親族の年齢や区分などで必要書類が変わるため、国税庁の案内と会社の指示を個別に確認してください。

必要書類を集める順番

1. 会社の案内で締切と提出形式を確認する

   紙か電子か、原本提出が必要か、添付できるデータ形式は何かを確認します。会社指定のシステムがある場合は、その案内を優先します。

2. 前職の源泉徴収票を確認する

   2026年中に、扶養控除等申告書を提出していた前職から給与を受け、現在の勤務先でその給与を含めて年末調整してもらう人は、前職分の源泉徴収票が必要です。未着なら前職へ早めに連絡します。

3. 保険・年金・iDeCoの証明書を分ける

   郵送物だけでなく、保険会社などのマイページやマイナポータル連携で電子交付されていないかも確認します。国民健康保険と国民年金、個人払込と給与天引きを混同しないことがポイントです。

4. 住宅ローン控除の対象年を確認する

   初年度なら原則として確定申告、2年目以降なら年末調整の対象です。年末残高証明書等の交付方法は金融機関によって異なります。

5. 申告書へ転記し、添付漏れを点検して勤務先へ出す

   金額や記入欄だけでなく、対象年度と氏名、申告書に対応する証明書がそろっているかを確認します。提出後も控えや電子データは手元に残しておくと、会社から確認されたときに対応しやすくなります。

国民年金・国保・iDeCoで迷いやすい違い

親族分の国民年金や国保を本人が支払った場合など、誰の分を誰が実際に負担したかで申告者が変わります。控除額の計算や保険料控除申告書の入力欄は、保険料控除申告書 記入補助ツールで確認できます。

転職した人が前職の源泉徴収票を出す条件

2026年中に前の勤務先を退職し、同じ年に現在の勤務先へ入社した人は、扶養控除等申告書を提出して受けた前職給与と源泉徴収税額を確認するために、令和8年分の給与所得の源泉徴収票を現在の勤務先へ提出します。前年に退職し、2026年中に前職から給与の支払を受けていない場合は、前年分の源泉徴収票を令和8年分の年末調整へ合算するものではありません。

同時に2社以上で働いている場合は、通常、扶養控除等申告書を出している主たる勤務先で年末調整を受けます。もう一方の給与を、退職済みの前職給与と同じ扱いで安易に合算しないでください。副業先を含む最終的な精算に確定申告が必要になることがあります。

電子発行された証明書は会社の提出方法を確認

保険会社や金融機関などから、控除証明書が電子データで交付されることがあります。勤務先が電子的な年末調整に対応していれば、会社指定のシステムへデータを取り込んで提出できる場合があります。一方、会社が書面回収をしている場合は、会社の指示に沿った出力や別の対応が必要です。

電子データを画面のスクリーンショットや任意のPDFへ変換すると、正式なデータとして取り込めなくなることがあります。電子交付の有無と会社が電子提出を受け付けるかは別の話なので、給与・人事担当者の案内を確認してください。会社が電子データを受け付けない場合は、国税庁のQRコード付証明書等作成システムで書面出力できる証明書もあります。

年末調整では扱わない控除

これらの書類を年末調整の束へ混ぜると、提出したつもりで必要な手続を逃すおそれがあります。会社に出す年末調整書類と、自分で確定申告に使う書類を別の封筒やフォルダに分けて保管してください。

証明書が未着・紛失したときの動き方

1. 電子交付を確認する

   発行元の会員ページ、電子交付のお知らせ、マイナポータル連携の対象になっていないかを確認します。

2. 発行元へ再発行を依頼する

   前職の源泉徴収票は前の勤務先、保険料控除証明書は保険会社、国民年金の控除証明書は日本年金機構等、iDeCoの払込証明書は交付元へ問い合わせます。

3. 会社へ未着・再発行中と連絡する

   生命保険料・地震保険料・国民年金保険料の証明書は、交付請求中である場合に翌年1月末までの提出・提示を条件として年末調整できる取扱いがあります。ただし会社の処理日程があるため、先に給与・人事担当者へ相談してください。

4. 年末調整に間に合わない場合の精算方法を確認する

   上記の取扱いをiDeCoなど別の証明書へ一律に広げることはできません。会社で処理できなかった控除は、必要書類がそろった後に確定申告で精算できる場合があります。会社の案内と税務署の最新情報を確認してください。

年末調整の必要書類でよくある質問

書類がそろった後に使える関連ツール

出典

本記事は2026年9月30日に、令和8年分（2026年分）の一次資料を確認して作成しています。この確認日は公開日ではありません。

• 国税庁「令和8年分 年末調整のしかた」
• 国税庁「令和9年分の給与の源泉徴収事務」
• 国税庁「住宅借入金等特別控除申告書の受理と内容の確認」
• 国税庁「令和8年分年末調整のしかた（手順などの説明）」
• 国税庁「給与所得者の扶養控除等の（異動）申告」
• 国税庁「給与所得者の基礎控除、配偶者（特別）控除、特定親族特別控除及び所得金額調整控除の申告」
• 国税庁「給与所得者の保険料控除の申告」
• 国税庁 タックスアンサーNo.2674「中途就職者の年末調整」
• 国税庁「年末調整手続の電子化」
• 国税庁「QRコード付証明書等作成システム」
• iDeCo公式サイト「各種資料」
• 日本年金機構「ねんきんネットによる通知書の再交付申請」
• 国税庁 タックスアンサーNo.1119「医療費控除に関する手続」
• 国税庁 タックスアンサーNo.1155「ふるさと納税（寄附金控除）」

勤務先ごとの締切・提出形式・必要な確認資料は、会社の給与・人事担当者からの案内を優先してください。