源泉徴収票の作成方法｜給与支払者向け 記入欄完全ガイド（令和8年分）
年末調整が終わると、次は従業員への源泉徴収票交付と税務署・市町村への各種提出が待っています。 記入欄が多く、提出先も用途別に分かれており、初めて担当する方は迷いやすい部分です。
この記事では、給与支払者（会社・個人事業主）の立場から、令和8年分（2026年分）の源泉徴収票を作成する手順を以下の観点で整理します。
- 記入欄ごとの計算根拠（支払金額・給与所得控除後・所得控除合計・源泉徴収税額）
- 税務署への提出基準（役員150万・士業250万・一般500万）と提出期限
- 給与支払報告書（市町村提出）との関係と提出範囲の違い
- 令和8年分の改正点（基礎控除62万・給与所得控除最低74万）の反映方法
- 退職者・中途入社・マイナンバー・電子提出の実務対応
記入欄の自動整形には、当ポータルの源泉徴収票作成ツールが無料でご利用いただけます。
従業員側で「源泉徴収票が来ない」とお困りの方へ
本記事は給与支払者向けです。従業員（会社員）として源泉徴収票が手元にない場合や、個人事業主として支払調書との違いに迷っている方は、別記事 「個人事業主に源泉徴収票は来ない？支払調書との違い」を参照してください。
結論：源泉徴収票は4枚複写、提出先と期限が違う
源泉徴収票・給与支払報告書の全体像
給与の支払者は、年末調整後または退職時に「給与所得の源泉徴収票」を作成し、4部複写で各所に提出・交付します。 名称は「源泉徴収票」と「給与支払報告書」で分かれていますが、記載内容は基本的に同一です。
| 用途 | 宛先 | 提出義務範囲 | 期限 |
|---|---|---|---|
| 受給者交付用 | 従業員（受給者） | 全員に交付義務 | 翌年1/31まで（退職者は退職後1ヶ月以内） |
| 税務署提出用 | 所轄税務署 | 一定額超のみ（役員150万/士業250万/一般500万） | 翌年1/31まで |
| 市町村提出用（個人別明細書） | 従業員の住所地市区町村 | 原則全員（30万円以下退職者のみ省略可） | 翌年1/31まで |
| 給与支払報告書（総括表） | 従業員の住所地市区町村 | 個人別明細書とセットで1部提出 | 翌年1/31まで |
ポイントは、「税務署提出は一定額超のみ」「市町村提出は原則全員」という義務範囲の差です。 税務署提出義務がない従業員でも、本人への交付と市町村への給与支払報告書提出は必要、という整理を最初に押さえてください。
源泉徴収票とは｜法的根拠と4枚の用途
源泉徴収票は、給与の支払者が1年間に支払った給与・賞与の額、源泉徴収した所得税額、各種控除の内訳を1枚の様式にまとめた書類です。 所得税法226条により、給与の支払者には全従業員に対する交付義務があります。
受給者（従業員）は、確定申告・住宅ローン審査・保育園の入園申込・各種扶養手続きなど、年収を証明する場面で源泉徴収票を使います。 受給者にとっては「年収・税額の証明書」、税務署・市町村にとっては「課税ベースの確認資料」という2つの役割を担っています。
4枚複写の理由
国税庁が交付する源泉徴収票の様式は、4枚複写式になっています。同じ内容を1度の記入で複写でき、提出先ごとに使い分けます。
- 1枚目（税務署提出用）: 所轄税務署に提出。一定額超の従業員分のみ。マイナンバー記載必要
- 2枚目（受給者交付用）: 従業員に交付。マイナンバーは記載しない
- 3枚目・4枚目（市町村提出用＝給与支払報告書 個人別明細書）: 従業員の住所地の市区町村に提出。原則全員分。マイナンバー記載必要
マイナンバー記載の有無に注意
税務署提出用と市町村提出用にはマイナンバー（個人番号）の記載が必要ですが、受給者交付用には記載しません。 受給者交付用にマイナンバーを記載すると個人情報保護の観点で漏洩リスクが高まるため、必ず空欄にして交付してください。
記入欄ごとの作成手順（令和8年分）
源泉徴収票の中央上部にある4つの金額欄が記入の核心部分です。それぞれ計算根拠が法令で決まっており、給与計算ソフトや本ツールではこの計算が自動化されます。
①支払金額
その年（1月1日〜12月31日）に支払った給与・賞与の総額を記入します。中途入社の場合は前職分を含めて合算します（前職分は前職の源泉徴収票から転記）。
支払金額に含めるもの・含めないもの
- 含める: 月給・基本給・残業代・賞与・各種手当（役職手当・住宅手当・家族手当等）
- 含める: 通勤手当のうち非課税限度額（電車1ヶ月15万円まで等）を超える部分
- 含めない: 通勤手当のうち非課税限度額以内の部分（電車15万円以内など）
- 含めない: 出張旅費・宿泊費の実費精算分（業務上の経費）
- 含めない: 退職金（退職所得用に別の様式「退職所得の源泉徴収票」を使用）
②給与所得控除後の金額（給与所得控除後）
①支払金額から給与所得控除を差し引いた金額を記入します。給与所得控除は、給与所得者の必要経費に相当する概算控除で、収入金額に応じて段階的に変動します。
令和8年分から給与所得控除の最低額が65万円→74万円に引上げ
令和8年分（2026年分）の年末調整から、給与所得控除の最低額が65万円から74万円に引き上げられました（年収162.5万円以下の従業員に影響）。 基礎控除の48万円→62万円引上げと併せて、低所得者層の課税最低限が拡大されています。
| 給与等の収入金額（A） | 給与所得控除額 |
|---|---|
| 162.5万円以下 | 74万円（令和8年分から） |
| 162.5万円超 180万円以下 | A × 40% − 10万円 |
| 180万円超 360万円以下 | A × 30% + 8万円 |
| 360万円超 660万円以下 | A × 20% + 44万円 |
| 660万円超 850万円以下 | A × 10% + 110万円 |
| 850万円超 | 195万円（上限・変更なし） |
計算例：年収500万円の従業員の場合
支払金額 = 5,000,000円
給与所得控除額 = 5,000,000円 × 20% + 440,000円 = 1,440,000円
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
給与所得控除後 = 5,000,000円 − 1,440,000円 = 3,560,000円
③所得控除の額の合計額
②から差し引く所得控除の合計を記入します。基礎控除・配偶者控除・扶養控除・社会保険料控除・生命保険料控除・地震保険料控除・小規模企業共済等掛金控除など、年末調整で適用した全控除を合算します。
令和8年分から基礎控除が48万円→62万円に拡大
令和8年分から、合計所得金額2,400万円以下の場合の基礎控除が48万円から62万円に引き上げられました（14万円増）。 2,400万円超〜2,500万円以下は段階的に減額、2,500万円超は基礎控除0円（変更なし）です。
| 控除項目 | 令和8年分の基本額 | 備考 |
|---|---|---|
| 基礎控除 | 62万円（合計所得2,400万以下） | 令和8年分から14万円増 |
| 配偶者控除（一般） | 38万円 | 配偶者の所得要件は62万円以下に拡大（令和8年分） |
| 配偶者控除（老人控除対象） | 48万円 | 配偶者が70歳以上 |
| 扶養控除（一般） | 38万円 | 16歳以上の扶養親族1人につき |
| 扶養控除（特定） | 63万円 | 19〜22歳の扶養親族（大学生年代） |
| 扶養控除（老人・同居） | 58万円 | 70歳以上で同居の扶養親族 |
| 扶養控除（老人・別居） | 48万円 | 70歳以上で別居の扶養親族 |
| 社会保険料控除 | 実額 | 健保・厚年・雇用保険等の年間支払額 |
| 生命保険料控除 | 最大12万円 | 一般・介護医療・年金の3区分合計上限 |
| 地震保険料控除 | 最大5万円 | 実額または5万円のいずれか少ない方 |
④源泉徴収税額
②給与所得控除後 − ③所得控除合計 = 課税所得金額を算出し、所得税の累進税率を適用して算出税額を計算します。さらに住宅ローン控除（税額控除）を差し引いた金額が源泉徴収税額です。
源泉徴収税額の計算式（年末調整後の確定値）
課税所得金額 = 給与所得控除後（②） − 所得控除合計（③）
※ 課税所得は1,000円未満切捨て
算出所得税額 = 課税所得金額 × 累進税率 − 控除額
差引所得税額 = 算出所得税額 − 住宅ローン控除（あれば）
復興特別所得税 = 差引所得税額 × 2.1%
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源泉徴収税額 = (差引所得税額 + 復興特別所得税) の100円未満切捨て
| 課税所得金額 | 税率 | 控除額 |
|---|---|---|
| 195万円以下 | 5% | 0円 |
| 195万円超 330万円以下 | 10% | 97,500円 |
| 330万円超 695万円以下 | 20% | 427,500円 |
| 695万円超 900万円以下 | 23% | 636,000円 |
| 900万円超 1,800万円以下 | 33% | 1,536,000円 |
| 1,800万円超 4,000万円以下 | 40% | 2,796,000円 |
| 4,000万円超 | 45% | 4,796,000円 |
復興特別所得税の2.1%は2037年まで
東日本大震災の復興財源として、平成25年（2013年）〜令和19年（2037年）までの25年間、所得税額に対して2.1%の復興特別所得税が上乗せされます。 源泉徴収税額の欄には所得税＋復興特別所得税の合計額を記入します。
税務署への提出義務｜役員150万・弁護士250万・一般500万
税務署への源泉徴収票提出は「給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表」と一緒に、翌年1月31日までに所轄税務署へ提出します（国税庁タックスアンサーNo.7411）。 全従業員分を出す必要はなく、以下の基準を満たす従業員分のみが提出対象です。
年末調整を行った従業員の提出基準
| 区分 | 対象 | 提出基準（年間給与支払額） |
|---|---|---|
| 役員 | 法人の役員（取締役・監査役・相談役・顧問等） | 150万円超 |
| 士業 | 弁護士・司法書士・税理士・公認会計士など士業 | 250万円超 |
| 一般 | 上記以外の従業員（一般社員・パート・アルバイト） | 500万円超 |
年末調整を行わなかった従業員の提出基準
年の途中で退職した従業員や、給与収入2,000万円超で年末調整の対象外となった従業員などは、別の基準が適用されます。
| 区分 | 提出基準 |
|---|---|
| 「給与所得者の扶養控除等申告書」を提出した者で年末調整未済 | 退職者: 250万円超（役員は50万円超） / 在職中: 提出不要（普通は年末調整するため） |
| 「扶養控除等申告書」未提出の者（乙欄・丙欄） | 50万円超 |
| 給与収入2,000万円超で年末調整対象外 | 全員（金額基準なし） |
提出期限と提出方法
提出期限は翌年1月31日。書面・e-Tax・光ディスクのいずれかで提出できます。 前々年の法定調書合計枚数が100枚以上の事業所は、令和3年1月1日以後はe-Tax等の電子提出が義務化されています。
給与支払報告書（市町村提出）との関係
給与支払報告書は、地方税法317条の6に基づき、給与の支払者が翌年1月31日までに従業員の住所地の市区町村に提出する書類です。 市区町村は、これをもとに従業員の住民税を計算します。
提出範囲は「原則全員」
税務署への源泉徴収票提出は一定額超の従業員のみですが、給与支払報告書は原則として全従業員分を提出する義務があります。 在職中の従業員は、年間給与額がいくら少なくても提出が必要です（パート・アルバイトでも対象）。
例外は「30万円以下の退職者」のみ
給与支払報告書の提出を省略できるのは、「年間支払額30万円以下」かつ「退職者」の2条件をすべて満たす場合のみです。 在職中の従業員は支払額が30万円以下でも提出義務があります。 提出を怠ると地方税法317条の7により1年以下の懲役または50万円以下の罰金が科される可能性があります。
給与支払報告書の構成
給与支払報告書は「総括表」＋「個人別明細書」のセット
- 総括表（1部）: 事業所単位の集計表。従業員数・支払額合計・市町村別の人数を記載。各市町村ごとに1部ずつ作成
- 個人別明細書（従業員1人につき1部）: 源泉徴収票と同じ内容。従業員の住所地の市区町村に提出
- 提出先は従業員の1月1日時点の住所地の市区町村。事業所所在地ではない
- 提出期限は翌年1月31日（税務署提出と同日）
- 電子提出はeLTAX（地方税ポータルシステム）から可能
源泉徴収票と給与支払報告書の比較表
| 項目 | 源泉徴収票（税務署提出） | 給与支払報告書（市町村提出） |
|---|---|---|
| 提出先 | 所轄税務署 | 従業員の1月1日時点の住所地市区町村 |
| 提出範囲 | 一定額超の従業員のみ | 原則全従業員 |
| 例外 | 基準額以下は提出不要 | 30万円以下の退職者のみ省略可 |
| 法的根拠 | 所得税法226条 | 地方税法317条の6 |
| 提出期限 | 翌年1月31日 | 翌年1月31日 |
| 電子提出 | e-Tax | eLTAX |
| 違反時の罰則 | 1年以下の懲役または50万円以下の罰金 | 同左（地方税法317条の7） |
実務上は、4枚複写の源泉徴収票様式の3枚目・4枚目を給与支払報告書（個人別明細書）として使う運用が一般的です。 記入内容は同一なので、1度の作成で4部に複写されます。
記入欄の自動整形は当ツールで
上記の4つの金額欄（支払金額・給与所得控除後・所得控除合計・源泉徴収税額）と扶養親族区分別人数・摘要欄まで、令和8年分仕様で自動整形できる無料ツールを提供しています。
毎月の給与計算から年末調整・源泉徴収票発行まで一気通貫で自動化したい場合は、給与計算ソフトの導入も検討する価値があります。e-Tax/eLTAX連携にも対応しています。
退職者・中途入社・転職者の特殊ケース
ケース1：年の途中で退職した従業員
退職時点までの給与・賞与・源泉徴収額をもとに、退職日から1ヶ月以内に源泉徴収票を作成・交付する義務があります（所得税法226条1項）。 年末調整は行わず、給与所得控除後の金額・所得控除合計欄は空欄のまま、支払金額・源泉徴収税額のみ記入します。
退職時の源泉徴収票で記入する欄・空欄にする欄
- 記入する: 支払金額（退職日までの累計）、源泉徴収税額（毎月控除した累計）、社会保険料控除額（控除済の累計）
- 空欄: 給与所得控除後の金額、所得控除の額の合計額（年末調整未済のため）
- 摘要欄に記入: 「年末調整未済」の旨、退職日
- 退職者は転職先で年末調整: 受け取った源泉徴収票を新しい勤務先に提出すると、新勤務先で前職分と合算して年末調整される（所得税法190条）
ケース2：中途入社した従業員（前職あり）
中途入社の従業員から前職の源泉徴収票を受け取った場合、前職分と当職分を合算して年末調整を行います。当社で発行する源泉徴収票には合算額を記載します。
前職ありの場合の支払金額
支払金額 = 当社支払分（入社後の累計）+ 前職支払分（前職源泉徴収票より転記）
源泉徴収税額 = 当社控除分 + 前職控除分（前職源泉徴収票より転記）
※ 摘要欄に前職会社名・前職支払金額・前職源泉徴収税額を記入
前職源泉徴収票が提出されない場合は当社分のみで源泉徴収票を発行し、従業員自身に確定申告で精算してもらう運用になります。
ケース3：給与収入2,000万円超の従業員
給与収入が2,000万円を超える従業員は、所得税法上年末調整の対象外です。本人が確定申告で精算します。会社は当社支払分のみで源泉徴収票を作成し、税務署提出義務は金額基準なし（全員必須）です。
2,000万円超の役員・従業員は税務署提出必須
年収2,000万円超は税務署提出基準が「全員」になるため、見落としやすいポイントです。 年末調整の対象外なので、給与所得控除後の金額・所得控除合計は空欄、支払金額・源泉徴収税額のみ記入します。
税理士・社労士に相談すべきケース
給与支払者として源泉徴収票を作成する際、以下のような場合は税理士・社労士への相談を検討してください。
- 役員報酬の改定タイミング: 期中の役員報酬変更は損金算入の制限がある（法人税法34条）
- 住宅ローン控除の年末調整適用: 初年度は確定申告必須、2年目以降は年末調整で適用するが要件確認が必要
- 外国人従業員の源泉徴収: 居住者・非居住者の判定で税率が変わる（20.42%固定 vs 累進課税）
- 給与と業務委託報酬の混在: 同一人物への支払が給与か外注費か判定で源泉徴収方法が変わる
- マイナンバー紛失・漏洩リスク: 取扱規程の整備・社労士監修のテンプレ導入が望ましい
- 複数事業所をまたぐ従業員: 主たる勤務先と従たる勤務先で甲欄・乙欄の使い分けが必要
個別判断が必要なケースでは、税務処理を含めた相談なら税理士、社会保険・労務手続き全般なら社会保険労務士（社労士）への依頼を検討してください。
よくある質問（FAQ）
Q. 源泉徴収票はいつまでに従業員に交付すればよいですか？
在職者には翌年1月31日まで（年末調整後・給与の最終支払日までに交付するのが実務上一般的）。 年の途中で退職した従業員には、退職日から1ヶ月以内の交付が義務付けられています（所得税法226条1項）。 期限内に交付しないと所得税法違反となり、最大1年以下の懲役または50万円以下の罰金の対象になります。
Q. 税務署に源泉徴収票の提出が必要なのはどの従業員分ですか？
年末調整を行った従業員のうち、(1)役員150万円超、(2)士業250万円超、(3)一般500万円超のいずれかに該当する人の分のみ税務署提出が必要です（国税庁No.7411）。 年末調整未済の場合や中途退職者は別の基準があります。これらに該当しない従業員分も、本人交付と市町村への給与支払報告書提出は別に必要です。
Q. 給与支払報告書はどの従業員分を提出する必要がありますか？
原則全従業員分を1月31日までに従業員の住所地市区町村に提出する義務があります（地方税法317条の6）。 例外は「年間支払額30万円以下」かつ「退職者」の2条件をすべて満たす場合のみ。在職中の従業員は支払額が少なくても提出義務があります。
Q. 給与所得控除後の金額の計算で迷いやすい点は？
令和8年分から給与所得控除の最低額が65万円→74万円に引き上げられました。年収162.5万円以下の従業員は控除額が74万円になる点に注意。 基礎控除も2,400万円以下なら48万円→62万円（14万円増）に拡大されています。
Q. マイナンバーは必ず記載しないといけませんか？
税務署提出用と市町村提出用にはマイナンバー記載が必要ですが、受給者交付用には記載しません（個人情報保護の観点）。 同じ書類でも提出先によって記載要否が分かれます。
Q. 紙ではなくe-Tax・eLTAXで提出できますか？
税務署はe-Tax、市町村はeLTAXで電子提出可能です。前々年の法定調書合計が100枚以上の事業所は、令和3年1月1日以後は電子提出が義務化されています。 市販の給与計算ソフトの多くがe-Tax/eLTAX対応XML出力に対応しています。
本記事の情報は2026年5月現在（令和8年分）のものです。提出基準・期限・控除額は税制改正により変更される可能性があります。最新情報は 国税庁タックスアンサーNo.7411「給与所得の源泉徴収票」の提出範囲と提出枚数、 国税庁、 eLTAX（地方税ポータルシステム） でご確認ください。本記事は一般的な解説であり、個別ケースの判断は税理士・社労士にご相談ください。